Prof. Dr. Anne-Katrin Neyer am Stehpult in ihrem Büro (Foto: Markus Scholz)

Arbeiten ohne Schreibtisch und Büro?

Skype, Google Drive und Dropbox: Virtuelles Arbeiten war noch nie so einfach wie heute. Trotzdem haben viele Teams Probleme damit, wenn sie nur online zusammenarbeiten. Prof. Dr. Anne-Katrin Neyer erforscht mit ihren Mitarbeitern, wie man virtuelle Zusammenarbeit besser organisieren kann. Im Interview erläutert sie, worauf es ankommt, wenn man nicht im selben Büro oder im selben Land arbeitet.

Schaffen Sie es, immer gut virtuell zusammenzuarbeiten?

Anne-Katrin Neyer: Ich versuche es. Das birgt allerdings die Problematik, dass man als Wissenschaftlerin, die in diesem Bereich forscht, an vielen Stellen überkritisch wird, wenn man selbst in virtuellen Teams arbeitet. Spannend ist, wenn man zum Beispiel an einem Artikel zum Thema virtuelle Zusammenarbeit arbeitet und dann in der virtuellen Zusammenarbeit vor Augen geführt bekommt: Es wäre so viel einfacher, wenn wir an einem Tisch sitzen und das diskutieren könnten! Virtuelle Kommunikation kann anstrengend sein und funktioniert manchmal nur bis zu einem gewissen Grad. Ich finde dadurch immer wieder neue Fragestellungen, die man beantworten müsste. Ich bin quasi mein eigenes Forschungsobjekt (lacht).

Angenommen, meine Firma hat Mitarbeiter in verschiedenen Ländern und Zeitzonen – wie organisiere ich das effizient?

Entscheidend ist, dass man sich der kulturellen Unterschiede bewusst ist: Ein Smiley in einer E-Mail kann zum Beispiel von Menschen verschiedener Kulturen sehr anders wahrgenommen werden. Es geht weiter darum, klare Aufgaben zu definieren. Und es müssen virtuelle Räume geschaffen werden, in denen sich Menschen aus verschiedenen Bereichen zufällig, unabhängig von Meetings, treffen können. Facebook und andere Unternehmen sind gerade dabei, riesige Bürokomplexe zu schaffen, bei denen selbst die Kaffeemaschine strategisch platziert wird: Anstelle einer Kaffeemaschine pro Abteilung gibt es jetzt einen besonders tollen Raum, den alle zum Kaffeeholen und zum informellen Austausch nutzen können. Früher nannte man das Cafeteria. (lacht) Aber das zeigt, dass viele Unternehmen jetzt abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern wollen. Wie das im virtuellen Kontext aussehen kann, muss noch stärker interdisziplinär erforscht werden.

Muss man mehr kommunizieren, wenn man nur virtuell zusammenarbeitet?

Teams müssen eine einheitliche Kommunikationsebene finden. Die Problematik ist die: Sie schicken eine Mail raus und warten dann auf die Antwort. Intern haben Sie aber keine klaren Spielregeln dafür, wie schnell E-Mails beantwortet werden sollen. Dann ist es einfacher, wenn man sich im Hausflur begegnet und noch einmal nachfragt. Gewisse Spielregeln im Team aufzustellen, das ist für alle Teams relevant, aber im virtuellen Kontext noch wichtiger.

Das hat auch etwas mit Transparenz zu tun. Dass man also weiß, was die anderen machen.

Außerdem müssen die Mitarbeiter die Offenheit mitbringen, sich in andere Fachbereiche und deren Terminologien und Denkweisen hineinzudenken. Vielleicht heißt das Wort Projekt im Personalbereich etwas ganz anderes als in der IT. Hier gemeinsame mentale Modelle zu schaffen, das ist eine der zentralen Herausforderungen, um Unterstützung für virtuelle Zusammenarbeit zu bieten.

Was kann der Einzelne konkret tun, damit die virtuelle Zusammenarbeit besser funktioniert?

Sich immer wieder vor Augen führen, dass am ‚anderen Ende der Leitung’ auch nur ein Mensch sitzt. In einer aktuellen Arbeit untersuche ich mit einer Kollegin aus London, welchen Einfluss individuelle Ziele auf den Wissensaustausch in virtuellen Teams haben. Spannend ist, dass virtuelle Teams, in denen jeder einzelne eher seine eigenen Ziele verfolgt, mehr Wissen austauschen; in face-to-face Teams hat das genau die gegenteilige Wirkung. Was ich damit sagen will: Aspekte der sozialen Interaktion, die im persönlichen Kontakt funktionieren, können im virtuellen Kontext genau das Gegenteil auslösen, das heißt man braucht sehr viel Sensibilität und den Mut, nachzufragen.

Wie bereitet man Menschen gut auf digitales oder virtuelles Arbeiten vor?

Es gibt jetzt eine Studie von Forschern aus Oxford, die besagt, dass im Zuge der Digitalisierung knapp die Hälfte der analysierten 700 Berufe wegfallen könnten, insbesondere im Bereich der Transport- und Logistikberufen, der Büroangestellten und Produktionsberufen. Wir müssen uns also unter anderem mit der Frage auseinandersetzen, was es heißt, wenn Maschinen ohne Menschen auskommen. An dieser Stelle sollte im Bildungssystem nachgebessert werden, aber nicht erst in der Uni oder in der Ausbildung, sondern bereits in der Schule. Wir müssen Kindern und Jugendlichen die Fähigkeiten mit auf den Weg geben, um mit diesem Trend schritthalten zu können. Es gibt da ein sehr kontrovers diskutiertes Buch, das heißt ‚Digitale Demenz‘. Das beschäftigt sich mit dem Trugschluss, dass Kinder und Jugendliche als Digital Natives wissen, was digitales Arbeiten heißt und wie man mit Informationen umgeht. Ich sehe das ähnlich: Sie wissen es in vielen Fällen nicht. Es ist eben etwas anderes, als etwas auf Facebook zu liken, oder bei Whatsapp zu diskutieren.

Welche Tools nutzen Sie selbst wofür?

Am häufigsten verwende ich Skype, insbesondere um mich mit meinen Kollegen auszutauschen oder gemeinsam neue Ideen zu entwickeln. Wenn wir virtuell an einem Artikel arbeiten, dann können über die Chat-Funktion kurze Fragen abgeklärt werden, oder man kann sich gegenseitig motivieren, wenn man auf der Stelle tritt – virtuelles Schulterklopfen’ sozusagen. Die Dropbox ist bei mir ständig im Einsatz. Ab und zu arbeite ich mit Googledocs, hier kommt es aber drauf an, dass sich alle im Team einig sind, dass das gemeinsame und zeitgleiche Arbeiten an einem Artikel mit diesem Tool wirklich effizient ist. Wenn es zum Beispiel darum geht, mit Hilfe einer Präsentation den aktuellen Forschungsstand darzustellen, dann verwende ich gerne das Webkonferenz-System des Deutschen Forschungsnetzwerks: Hier kann über Adobe Connect Audio und Video übertragen werden, hochgeladene Dateien stehen den Teilnehmern auch nach Ende des Meetings zur Verfügung.

Welche Rolle spielt in der Zukunft dann das Büro als Arbeitsplatz? Verschwindet es?

Es gibt sicher viele, denen es eigentlich egal ist, ob sie einen persönlichen Arbeitsplatz haben. Sie können auch in der Lobby eines Hotels sitzen – solange es W-Lan und guten Kaffee gibt. Ich würde aber behaupten, solange Büroräume auch Statussymbole sind, werden sie nicht verschwinden. Ich denke auch, dass das nicht passieren sollte. Dafür sind die Erwartungen an einen Arbeitsplatz zu vielfältig. Vielen Menschen ist dieser Bereich, den sie klar für sich gestalten können, sehr wichtig, um ihrer Arbeit nachgehen zu können. Um dieser Heterogenität gerecht zu werden, müssen wir – gerade im Zeitalter der Digitalisierung und Virtualisierung noch besser verstehen, wie wir arbeiten wollen und welche Erwartungen wir an unsere Arbeitsplätze haben. Interview: Tom Leonhardt

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Kommentare [ 1 ]

1 Mario schrieb am 16.06.2015 um 17:02

Habe mich nach der Gründung meines kleinen Unternehmens auch dafür entschieden einen Telefonservice von einem virtuellen Büroservice zu nutzen, da ich mir keine Sekretärin leisten konnte. Und ich weiß noch, dass ich damit sehr zufrieden war. Da heute mein Unternehmen schon etwas gewachsen ist, habe ich bereits eine eigene Sekretärin. Nichtsdestotrotz ist so ein Service eine wirklich tolle Sache für junge Unternehmer!

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